Il problema tocca tutti noi, non mentire a te stesso. Quante email ricevi in un giorno? Quante ne mandi? Ma soprattutto… quante email mandi mettendo in copia almeno 3-4 persone e magari pure qualcuno in copia nascosta? Ecco vediamo di analizzare e magari risolvere questo problema.

Inviare troppe email è un problema

Chiedendo in giro, a clienti e fornitori, ne viene fuori che praticamente tutti siamo affetti dalla malattia di aprire Gmail oppure Outlook ogni 20 secondi netti per inviare una mail. Ma perché?

Essenzialmente perché abbiamo bisogno di comunicare con qualcuno che potrebbe essere interno alla nostra organizzazione (come ad esempio un dipendente), esterno (un fornitore o un cliente) oppure addirittura in una forma ibrida (come per esempio un partner che collabora strettamente con noi pur non essendo un dipendente).

E’ una specie di malattia e spesso neghiamo categoricamente di esserne affetti.

Quali sono i sintomi e come facciamo a capire di esserne affetti

  • mandiamo continuamente email con 3-4 destinatari facendo anche un mix tra dipendenti e fornitori
  • il 75% dei destinatari neanche deve rispondere… gli scriviamo solo perché “siano al corrente”
  • dipendenti e fornitori si perdono metà delle conversazioni (e noi ci incazziamo pure)
  • qualche email finisce nelle mani di destinatari a cui non dovevano andare (per errore)
  • il nostro responsabile IT ci avvisa che le caselle email sono praticamente piene

I potenziali danni che ne conseguono

  • Si crea una confusione pazzesca nel client email nostro, ma soprattutto dei nostri collaboratori. Questo perché quando ti arrivano 20-30 email con 3-4 persone in copia alla fine tutti rispondono anche con un semplice “ok, grazie” e se la matematica non mi inganna 20 x 4 = 80 email solo per confermare di aver capito.
  • Qualcuno non risponde con il fatidico “ok” e noi restiamo nel dubbio assoluto che la mail non sia stata letta o che sia finita in spam.
  • Si genera un rischio privacy pazzesco. Pensiamo al rischio estremo di mettere tante persone in copia. Potremmo sbagliare indirizzo, sbagliare destinatario. Oppure qualcuno potrebbe poi inoltrarla erroneamente. O peggio ancora potremmo mettere qualcuno in copia nascosta, ma questo non se ne rende conto e inoltra la mail con dati sensibili all’interno. Disastro totale.
  • Qualcuno clicca su “rispondi a tutti” e qualcuno invece no. Altro disastro totale perché le comunicazioni arrivano a troppi oppure solo ad una parte dei reali interessati.
  • Consumiamo una marea di spazio nella casella email nostra e dei destinatari. Non ci crederete, ma ho visto con i miei occhi aziende in grado di saturare servizi come la posta dell’Office 365 (50 giga) a forza di mail totalmente inutili.
  • Obblighiamo i destinatari a incasinarsi e gioco forza (se sono fornitori) ad aumentare la loro tariffa. D’altronde li mettiamo in forte difficoltà e non hanno tutti i torti a mettercelo in conto.
  • Il rischio Spam l’ho già detto? Beh lo ripeto. Siamo sempre in ansia di finire nello spam e quindi di non essere letti. Ma peggio ancora, il traffico inutile e incredibile, può indurre i server mail a classificarci come spammer (cosa peraltro neanche tanto lontana dalla realtà).. Quindi alla fine nello spam ci finiamo sul serio e pure per colpa nostra!
  • Ultimo punto… abbassiamo la produttività. Se abbiamo dipendenti è un problema perché li paghiamo e questo potrebbe causare una deflagrazione della nostra marginalità senza neanche rendercene conto. Se invece siamo da soli erodiamo senza motivo del tempo che potremmo dedicare ad altre attività sicuramente migliori, senza contare che è proprio il tempo la nostra risorsa più importante (e non infinita).

Come rimediare al problema del traffico email eccessivo

La cura, o soluzione che dir si voglia, c’è e nella maggior parte dei casi è pure gratuita. In realtà vedo addirittura due possibilità distinte. Se vogliamo essere veramente “yeah” e fare un balzo prepotente nel mondo digitalizzato possiamo considerare l’adozione di un Crm (anche se si tratta di piattaforme studiate per fare molto di più). Se invece vogliamo puntare al 100% sulla comunicazione possiamo anche limitarci all’utilizzo di piattaforme di instant messaging più elaborate. Vediamo entrambi i casi con i relativi vantaggi.

La soluzione CRM

  • Una piattaforma online come un Crm ci permette di gestire le risorse come dipendenti, clienti, fornitori e di metterle in relazione con work area, progetti e task.
  • Possiamo definire livelli di visibilità di ogni singola risorsa per rispettare la privacy e soprattutto non fare confusione.
  • Non dobbiamo martellare di notifiche i destinatari delle nostre comunicazioni che potranno entrare quando vogliono e vedere tutto lo storico delle comunicazioni suddivise per tematica o progetto.
  • All’occorrenza potremmo inviare notifiche push per “allertare” uno o più destinatari soprattutto per le comunicazioni urgenti o bloccanti.
  • Possiamo condividere file anche di grandi dimensioni con rapidità e senza intasare le caselle di posta.
  • Possiamo mantenere uno storico ben preciso delle comunicazioni in modo tale da non perdere qualche passaggio fondamentale.
  • Non esiste il problema dello spam. Nessuno potrà dire “eh sai… non mi era arrivato”.
  • Possiamo mettere in tasca l’azienda grazie all’utilizzo da smartphone del Crm.
  • Possiamo sfruttare i tempi morti per riallinearci sulle comunicazioni in entrata e in uscita.

La via dell’instant messaging

  • Una piattaforma collaborativa di comunicazione che sfrutti l’instant messaging (come ad esempio Slack) permette di fare praticamente tutto quello che fa un Crm, quantomeno per quello che riguarda il traffico email, ma con alcuni ulteriori vantaggi
  • L’instant messaging per sua definizione è istantaneo.
  • Vedo su ricevi e leggi, quindi non devo chiederti conferme e generare altro traffico inutile.
  • Si integrano con i sistemi che già utilizziamo.
  • Permettono di introdurre una forte spinta sociale anche grazie all’utilizzo di emoji.
  • E’ possibile spingere moltissimo su call e videocall dentro allo stesso sistema.
  • Posso addirittura integrare un ecosistema di app pazzesco, ricchissimo di tante funzionalità aggiuntive

Meglio il Crm o la piattaforma di comunicazione collaborativa?

Come sempre va valutato sulle nostre specifiche esigenze. Ma possiamo dire subito che esistono Crm e piattaforme per tutte le tasche, quindi la barriera d’ingresso non è più il costo. Qualche esempio applicativo? Userei un Crm come Mokapen per una PMI, ma anche per una microimpresa che vuole organizzare bene il lavoro oltre alla comunicazione (che poi vanno di pari passo). Userei piattaforme come Slack dove ho un fortissimo flusso comunicativo interno all’organizzazione. Userei app come Telegram dove invece ci sono reti informali di partner e professionisti che collaborano su diversi progetti.

In generale comunque anche i grandi provider email stanno spingendo moltissimo per portare i clienti ad utilizzare nuove forme di comunicazione. Microsoft con Teams e Google con Workspace che proprio recentemente ha aggiornato Meet e anche Hangout. Insomma, di possibilità ce ne sono tantissime, alcune gratuite e altre addirittura ce le abbiamo già e neanche lo sappiamo.

Facciamo i buoni propositi post Covid? Ripetete con me: “troverò il sistema più adatto alle mie esigenze e ce la metterò tutta per utilizzarlo”.

Versione podcast dell’articolo

Ascolta “Montagne di email: c’è un modo per lavorare meglio?” su Spreaker.